KSeF w biurze rachunkowym – co się zmieniło?

Od kwietnia 2026 roku praktycznie wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur przez Krajowy System e-Faktur. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność obsługi dokumentów swoich klientów w ramach systemu, co wymaga odpowiednich uprawnień oraz narzędzi pozwalających na sprawne zarządzanie fakturami wielu podmiotów jednocześnie.

KSeF w biurze rachunkowym to też zmiana po stronie klienta: przedsiębiorca musi świadomie zdecydować, kto i w jakim zakresie ma dostęp do jego konta w systemie.

KSeF uprawnienia – jak to działa?

Jedną z kluczowych kwestii po wdrożeniu KSeF jest zarządzanie dostępami. System przewiduje możliwość nadawania uprawnień innym podmiotom, w tym biurom rachunkowym, do działania w imieniu podatnika. Jak nadać uprawnienia w KSeF? Można to zrobić za pośrednictwem bramki Ministerstwa Finansów lub poprzez program do fakturowania zintegrowany z systemem.

W obsłudze KSeF uprawnienia dla biura rachunkowego mogą obejmować wystawianie faktur, odbieranie dokumentów lub dostęp do ich podglądu, w zależności od zakresu współpracy. Ważne, by przed udzieleniem dostępu ustalić z księgowym, jakie uprawnienia są faktycznie potrzebne.

Współpraca z księgowym w praktyce

Dobrze zorganizowana współpraca z biurem rachunkowym po wdrożeniu KSeF powinna wyglądać tak, że księgowy samodzielnie pobiera faktury kosztowe z systemu, ma bieżący dostęp do dokumentów sprzedażowych i może generować potrzebne raporty bez konieczności angażowania przedsiębiorcy przy każdej czynności.

To oznacza koniec z przesyłaniem dokumentów mailem, wizytami w biurze z segregatorem faktur i ręcznym przepisywaniem danych. Wszystko dzieje się w jednym systemie, w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca.

Dla przedsiębiorcy to też korzyść wizerunkowa: biuro rachunkowe pracuje na aktualnych danych, co zmniejsza ryzyko błędów w rozliczeniach i eliminuje opóźnienia wynikające z nieterminowego dostarczania dokumentów.

Narzędzie, które ułatwia współpracę z księgowym

Jeśli szukasz programu, który upraszcza obieg dokumentów między Tobą a biurem rachunkowym, sprawdź Fakturownię – polski system do fakturowania online z pełną obsługą KSeF. Fakturownia pozwala nadać księgowemu bezpłatny dostęp do konta – bez wliczania go do puli użytkowników. Księgowy może samodzielnie przeglądać faktury, pobierać dokumenty do rozliczeń i generować pliki JPK, a Ty masz pełną kontrolę nad tym, co widzi i co może robić w systemie.

Dobra współpraca z biurem rachunkowym zaczyna się od dobrych narzędzi. Pełne możliwości Fakturowni można przetestować bezpłatnie przez 30 dni.