Poniżej opisujemy, jak ułożyć harmonogram, zorganizować dojazd, wybrać miejsce i atrakcję oraz policzyć budżet.

Jak ułożyć harmonogram jednodniowego wyjazdu?

Harmonogram warto liczyć od godziny powrotu, a nie od wyjazdu, bo powrót późną nocą zniechęca uczestników do kolejnych takich wyjazdów. Czas przejazdu w obie strony najlepiej sprawdzić w nawigacji dla konkretnego dnia tygodnia i doliczyć zapas na korki przy wjeździe do miasta. Dopiero czas, który zostanie, dzieli się na części programu.

Zwykle wystarczają trzy bloki: część merytoryczna, posiłek i wspólna aktywność. Szkolenie albo spotkanie o wynikach lepiej umieścić rano, kiedy zespół jest wypoczęty, a atrakcję ruchową po południu, gdy po kilku godzinach w sali uwaga uczestników spada.

Autokar czy samochody - jak zorganizować dojazd grupy z regionu?

Przy grupie większej niż kilka osób wynajęty autokar lub bus jest zwykle wygodniejszy od przejazdu prywatnymi samochodami. Wszyscy docierają na miejsce o jednej porze, nikt nie musi prowadzić po całym dniu wrażeń, a sama podróż staje się okazją do rozmów. Rezerwując przewóz, trzeba podać przewoźnikowi planowaną długość dnia, by mógł ocenić, jak zaplanować przejazdy i wymagane przerwy zgodnie z przepisami dotyczącymi czasu prowadzenia pojazdu oraz odpoczynku kierowcy. 

Jeśli obiekt oferuje transport uczestników, trzeba sprawdzić jego zasięg. Gdy obejmuje tylko Warszawę, zespół z regionu i tak potrzebuje własnego przewoźnika.

Dlaczego warto wybrać obiekt na obrzeżach Warszawy?

Dla zespołu, który przyjeżdża spoza miasta, centrum nie musi być najlepszym celem. Wjazd autokarem do śródmieścia, szukanie miejsca na wysadzenie grupy i wyjazd w popołudniowym szczycie potrafią zająć sporą część dnia. Obiekt na obrzeżach, blisko drogi wylotowej, pozwala ominąć największy ruch i od razu przejść do programu.

Przy wyborze miejsca trzeba sprawdzić, czy jest sala z projektorem, czy obiekt zapewnia posiłki oraz czy atrakcja działa niezależnie od pogody, bo jednodniowego wyjazdu nie da się łatwo przełożyć.

Zawody kartingowe jako popołudniowa atrakcja dla zespołu

Po części w sali dobrze sprawdza się aktywność z jasnymi zasadami, w której można rywalizować bez wcześniejszego przygotowania. Przykładem jest karting dla firm w formie małych zawodów z pomiarem czasu. Dla zespołu nastawionego na współpracę lepszy bywa wariant drużynowy: każda drużyna ma jeden gokart, a jej członkowie zmieniają się za kierownicą w trakcie wyścigu.

Osoby, które nie chcą prowadzić, mogą kibicować albo pilnować zmian w swojej drużynie. Na torze obowiązuje pełna trzeźwość, którą obsługa może sprawdzić alkomatem, więc alkohol nie powinien pojawić się w programie przed jazdą.

Firmowe zawody kartingowe połączone ze szkoleniem organizuje na przykład Pole Position (pole-position.pl), firma działająca od 2006 roku i prowadząca tory kartingowe na warszawskim Bemowie oraz w Jankach. W Jankach tor działa w hali przez cały rok, a w tym samym budynku znajduje się sala konferencyjna z projektorem i ekranem, która mieści 24 osoby w układzie szkolnym albo 45 w kinowym. Przy obiekcie jest duży parking, na którym mogą stanąć także autobusy. Na zamówienie tor zapewnia catering, obsługę foto i wideo oraz dodatkowe atrakcje, na przykład symulator dachowania albo wymianę kół na czas jak w pit stopie.

Posiłki i przerwy w planie dnia

Posiłek jest przerwą między blokami programu i okazją do swobodnych rozmów. Catering zamówiony w obiekcie oszczędza przejazd do restauracji, ale wymaga wcześniejszego zebrania informacji o dietach i alergiach, najlepiej w formularzu zapisów na wyjazd. Przy aktywnościach ruchowych sprawdza się lekki posiłek przed jazdą i porządniejszy po niej.

Budżet, rezerwacje i lista uczestników

Budżet jednodniowego wyjazdu składa się z kilku pozycji, które łatwo przeoczyć, gdy liczy się tylko cenę atrakcji. Przed wysłaniem zapytań do obiektów lepiej zebrać je w jednym zestawieniu:

• przejazd w obie strony, razem z ewentualnym drugim kierowcą,
• atrakcja zarezerwowana dla całej grupy,
• catering i napoje,
• nagrody dla zwycięzców, jeśli obiekt ich nie zapewnia.

Termin w obiekcie eventowym trzeba zarezerwować z wyprzedzeniem, a kilka dni przed wyjazdem przekazać organizatorowi ostateczną liczbę osób. Na torze kartingowym kierowca przechodzi przed pierwszą jazdą rejestrację, którą część torów pozwala załatwić przez internet, więc link do formularza warto rozesłać uczestnikom przed wyjazdem.