Jaka forma opodatkowania w 2026 roku? Skala, podatek liniowy czy ryczałt

Radom znalazł się w sierpniu na drugim miejscu na Mazowszu pod względem liczby nowych wpisów do REGON. Więcej nowych podmiotów zarejestrowano tylko w Warszawie. W całym województwie powstało w tym miesiącu 5236 podmiotów, z czego 3246 stanowiły osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Przy zakładaniu jednoosobowej działalności przedsiębiorca może rozliczać PIT według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, o ile spełnia warunki dla danej formy. Skala jest formą podstawową. Jeśli przedsiębiorca chce korzystać z podatku liniowego albo ryczałtu, musi zgłosić ten wybór do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód. Jeżeli pierwszy przychód pojawi się w grudniu, termin upływa wraz z końcem roku.

Skala podatkowa w 2026 roku – 12 i 32 proc. podatku

Na skali podatek jest liczony od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty. W 2026 roku do podstawy 120 tys. zł obowiązuje stawka 12 proc. i kwota zmniejszająca podatek w wysokości 3600 zł. Nadwyżka ponad 120 tys. zł jest objęta stawką 32 proc.

W praktyce skala może być interesująca dla przedsiębiorcy, który ponosi koszty związane z działalnością i nie osiąga jeszcze bardzo wysokiego dochodu. Pozwala również korzystać z części preferencji niedostępnych przy podatku liniowym, w tym na zasadach określonych w ustawie ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Przedsiębiorca nie musi osobno zgłaszać wyboru skali. Jeśli po rozpoczęciu działalności nie wybierze podatku liniowego ani ryczałtu, dochody z firmy są opodatkowane właśnie według skali.

Jak liczony jest podatek liniowy w 2026?

Podatek liniowy również jest liczony od dochodu. Przychód można więc pomniejszać o koszty uzyskania przychodów, ale stawka wynosi zawsze 19 proc., niezależnie od wysokości dochodu.

Ta forma jest rozważana przede wszystkim przy wyższych dochodach, gdy w przypadku skali część podstawy opodatkowania znalazłaby się już w progu 32 proc. Nie wystarczy jednak porównać 19 proc. z 32 proc. Podatek liniowy oznacza rezygnację z części preferencji dostępnych na skali, w tym co do zasady ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Trzeba też uważać przy przejściu z etatu na działalność. Jeżeli przedsiębiorca świadczy na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy takie same czynności, jakie wykonywał dla niego w ramach stosunku pracy w tym samym roku, może utracić prawo do podatku liniowego.

Ryczałt w 2026 roku

Podstawą opodatkowania przy ryczałcie jest przychód, a kosztów prowadzenia działalności nie odlicza się od niego.

Stawka zależy od rodzaju wykonywanej działalności. Przykładowo dla części usług informatycznych wynosi 12 proc., dla wielu usług niewymienionych przy innych stawkach 8,5 proc., dla robót budowlanych 5,5 proc., a dla działalności usługowej w zakresie handlu 3 proc. W innych branżach mogą obowiązywać m.in. stawki 14, 15 lub 17 proc. Przy usługach prawidłowe ustalenie stawki może wymagać sprawdzenia klasyfikacji PKWiU.

Niska stawka ryczałtu nie przesądza więc o niskim obciążeniu podatkowym. Firma usługowa z niewielkimi wydatkami może znaleźć się w zupełnie innej sytuacji niż przedsiębiorca handlowy, który większość przychodu przeznacza na zakup towaru. Przy ryczałcie ten zakup nie obniży podstawy opodatkowania.

Składka zdrowotna przy różnych formach opodatkowania

Różnice między trzema formami dotyczą również składki zdrowotnej. Na skali składka wynosi 9 proc. podstawy, natomiast przy podatku liniowym stawka wynosi 4,9 proc. Od lutego 2026 roku minimalna miesięczna składka dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych wynosi 432,54 zł.

Na ryczałcie wysokość składki zależy od rocznego przychodu. W 2026 roku miesięcznie jest to 498,35 zł przy przychodach do 60 tys. zł, 830,58 zł po przekroczeniu 60 tys. zł do 300 tys. zł oraz 1495,04 zł po przekroczeniu 300 tys. zł.

Różni się także sposób rozliczania zapłaconej składki. Przy podatku liniowym można ją zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu do ustawowego limitu 14 100 zł w 2026 roku. Przedsiębiorca na ryczałcie może odliczyć od przychodu 50 proc. zapłaconych składek zdrowotnych.

VAT w 2026 roku dla nowych firm

Forma opodatkowania PIT i rozliczanie VAT to dwie odrębne kwestie. Przedsiębiorca może więc być przykładowo na ryczałcie i jednocześnie być czynnym podatnikiem VAT.

Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrósł z 200 do 240 tys. zł sprzedaży. Przy firmie uruchamianej w trakcie roku limit oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Nie każda branża może jednak korzystać z tego zwolnienia, ponieważ ustawa wskazuje czynności wyłączone z tej możliwości.

Status VAT ma szczególne znaczenie tam, gdzie od początku planowane są większe zakupy. Rejestracja jako podatnik VAT czynny pozwala w odpowiednich przypadkach odliczać VAT naliczony przy zakupach firmowych, ale oznacza też dodatkowe obowiązki ewidencyjne i rozliczeniowe.

KSeF w nowej firmie w 2026 roku

Osoba rozpoczynająca działalność w październiku 2026 roku zakłada firmę już w rzeczywistości, w której działa obowiązkowy KSeF. Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy odbierają faktury za pośrednictwem systemu. Obowiązek wystawiania e-faktur objął zasadniczo pozostałe firmy od 1 kwietnia.

Do końca 2026 roku funkcjonuje jeszcze uproszczenie dla najmniejszych przedsiębiorców. Jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi poza KSeF nie przekracza w miesiącu 10 tys. zł, takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem. Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF obejmuje już fakturę, która spowodowała przekroczenie. Zwolnienie z wystawiania nie zmienia jednak obowiązku odbierania faktur przez KSeF.

Dla nowej firmy oznacza to, że sposób obsługi faktur trzeba ustalić od początku działalności. Odkładanie konfiguracji KSeF do momentu pierwszej większej sprzedaży może później oznaczać konieczność przenoszenia dokumentów i zmiany przyjętego obiegu.

Program do samodzielnej księgowości dla nowej firmy

Przy kilku dokumentach miesięcznie księgowość może wydawać się prosta. Z czasem dochodzą jednak faktury kosztowe, terminy podatków, środki trwałe, rozliczenia ZUS, płatności i dokumenty odbierane z KSeF.

W Systim przedsiębiorca może prowadzić KPiR albo ewidencję dla ryczałtu, wystawiać faktury, obsługiwać KSeF, wprowadzać koszty, rozliczać środki trwałe i przygotowywać dokumenty związane z PIT, VAT i ZUS. Przy działalności handlowej można do tego dołączyć magazyn i zamówienia, a po zatrudnieniu pracowników także kadry i płace.

Najłatwiej uporządkować te procesy na początku, gdy firma ma jeszcze niewiele dokumentów. Forma opodatkowania, VAT i sposób prowadzenia księgowości wpływają później na praktycznie każdy miesiąc działalności. Dlatego pierwsze rozliczenia dobrze przygotować tak, żeby po wzroście sprzedaży nie trzeba było przebudowywać całego sposobu pracy.